VI BẰNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA VI BẰNG

 

Lập Vi bằng là một trong bốn công việc mang tính đặc trưng trong hoạt động của Thừa phát lại. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì ngoài Thừa phát lại, không một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào khác có thẩm quyền lập Vi bằng. Vậy, Vi bằng là gì? Vì sao Thừa phát lại được trao quyền độc quyền như vậy? Việc độc quyền như vậy có dẫn đến tiêu cực không?

Thừa phát lại là người do Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm và quản lý hành nghề trên cơ sở quy định của pháp luật . Thừa phát lại không phải là công chức tư pháp, không hưởng lương từ ngân sách nhà nước, hoạt động không theo chế độ công vụ. Thừa phát lại thực hiện một số công việc theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo đề nghị của Tòa án trong phạm vi trách nhiệm được quy định. Theo quy định của pháp luật hiện hành, Thừa phát lại được thực hiện các công việc sau:

- Tống đạt văn bản của Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự.

- Xác minh điều kiện thi hành án.

- Thi hành bản án/quyết định của Tòa án.

- Lập Vi bằng.

Trong đó, lập Vi bằng hiện đang là thế mạnh của Thừa phát lại, vì tính độc quyền và khả năng đáp ứng nhu cầu tạo lập chứng cứ của các chủ thể tham gia giao dịch trong giai đoạn kinh tế thị trường đang phát triển nhanh chóng.

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, để ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Văn bản này có giá trị chứng cứ trong tố tụng hoặc các quan hệ pháp lý khác.

Phạm vi lập vi bằng vô cùng rộng, trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội; Vi bằng giúp cho chủ thể trong các quan hệ xã hội được quyền chủ động xác lập chứng cứ để bảo vệ mình.

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác (Căn cứ Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh).

Vi bằng do Thừa phát lại lập là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án và là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp theo quy định của pháp luật (Căn cứ Điều 7 Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC- VKSNDTC- BTC ban hành ngày 28/02/2014).

Vi bằng là văn bản đặc biệt, vì không phải bất kỳ chủ thể nào cũng có thể lập Vi bằng. Pháp luật quy định chỉ có Thừa phát lại mới có quyền lập Vi bằng để ghi nhận các hành vi, sự kiện theo yêu cầu của các bên. Ngoài Thừa phát lại, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào có thẩm quyền lập Vi bằng; Và ngược lại, Thừa phát lại phải là người trực tiếp lập Vi bằng, ký tên trên Vi bằng, không được nhờ người khác, ủy quyền cho người khác thay mình lập, ký tên trên Vi bằng.

Đặt biệt hơn là Vi bằng có thể lập bất kể thời gian nào trong ngày, có thể là buổi sáng, buổi trưa, thậm chí là 24h. Chính vì đặc điểm đặc biệt này mà Vi bằng của Thừa phát lại mới có thể đáp ứng được yêu cầu thu thập chứng cứ của người dân.

Vi bằng được nhà nước thừa nhận là có giá trị chứng cứ và việc thừa nhận này được thể hiện cụ thể trong các văn bản pháp luật như: Nghị định số 61/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh; Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC- VKSNDTC- BTC ban hành ngày 28/02/2014; Bộ luật tố tụng dân sự 2015…

Giá trị chứng cứ của Vi bằng thể hiện ở chỗ: khi có tranh chấp giữa các bên tham gia giao dịch, các bên có thể sử dụng Vi bằng để làm bằng chứng bảo vệ quyền và lợi ích của mình trước Tòa (ví dụ như Vi bằng ghi nhận sự kiện giao nhận tiền, Vi bằng ghi nhận nội dung buổi làm việc…); hoặc sử dụng Vi bằng để làm tiền đề khởi kiện (ví dụ: Vi bằng ghi nhận giao thông báo đòi nợ, đòi nhà, thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền…). Thêm nữa, Vi bằng có giá trị chứng cứ trong các quan hệ pháp lý khác, để các bên căn cứ vào tiếp tục thương lượng, thỏa thuận, đàm phán hoặc mang tính răn đe đối với các bên tham gia giao dịch.

3.3         Vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, đoạn ghi hình, đoạn ghi âm kèm theo (nếu cần thiết). Trong tài liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện mà Thừa phát lại chứng kiến. Việc mô tả được thực hiện một cách trung thực, khách quan.

Vi bằng được lập thành văn bản. Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản được quy định tại Nghị định Nghị định số 61/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh.

Trong Vi bằng, Thừa phát lại mô tả chi tiết các hành vi, sự kiện mà Thừa phát lại chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một cách khách quan, trung thực trong văn bản do thừa phát lại lập. Để tăng giá trị chứng cứ cho Vi bằng, pháp luật cho phép Thừa phát lại có thể đính kèm Vi bằng hình ảnh, đoạn ghi hình, đoạn ghi âm quá trình diễn ra sự kiện, hành vi.

Mọi cá nhân, cơ quan, tổ chức có nhu cầu tạo lập, lưu giữ chứng cứ đều có thể yêu cầu Thừa phát lại lập Vi bằng.

Lưu ý rằng: Cá nhân, cơ quan, tổ chức có đủ năng lực dân sự và nội dung yêu cầu lập Vi bằng không vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội.

4.1         Về năng lực dân sự của cá nhân: Theo quy định tại bộ luật dân sự 2015 thì người thành niên (từ đủ 18 tuổi trở lên) có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ các trường hợp như mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi, hạn chế năng lực hành vi dân sự.

4.2         Về năng lực dân sự của tổ chức: Năng lực hành vi của tổ chức được thể hiện thông qua hành vi của người đại diện.

4.3         Về điều cấm của pháp luật: Điều cấm của pháp luật là những quy định của pháp luật không cho phép chủ thể thực hiện những hành vi nhất định.

4.4         Về hành vi trái đạo đức xã hội: Đạo đức xã hội là những chuẩn mực ứng xử chung giữa người với người trong đời sống xã hội, được cộng đồng thừa nhận và tôn trọng.

Điều 25 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 07 năm 2009, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 quy định rằng Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ các trường hợp liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người là người thân thích của mình; các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; các trường hợp thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hoặc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại.

Pháp luật chỉ liệt kê các trường hợp Thừa phát lại không được lập vi bằng. Ngoài phạm vi những trường hợp được liệt kê này thì các trường hợp còn lại, Thừa phát lại đều có thể lập vi bằng.

Để góp phần giúp cho hoạt động Thừa phát lại thực sự có hiệu quả, thực hiện đúng mục đích của việc lập vi bằng là nhằm tạo lập chứng cứ trong quá trình giải quyết của Tòa án cũng như thực hiện các giao dịch hợp pháp khác, đồng thời không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức khác, Bộ Tư pháp trong Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 yêu cầu Thừa phát lại tập trung lập vi bằng đối với một số trường hợp nhất định như: Xác nhận tình trạng nhà liền kề trước khi xây dựng công trình; xác định tình trạng nhà trước khi cho thuê nhà; xác định tình trạng nhà khi mua nhà; xác định tình trạng nhà đất bị lấn chiếm; xác nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản khác trái pháp luật; xác nhận tình trạng tài sản trước khi lý hôn, thừa kế; xác nhận hàng giả bày bán tại cơ sở kinh doanh, thương mại; Xác nhận việc giao hàng kém chất lượng; Xác nhận các hành vi trái pháp luật trong lĩnh vực tin học, báo chí, phát thanh, truyền hình như: đưa các thông tin không đúng sự thực; đưa thông tin khi chưa được phép người có thẩm quyền; vu khống ...

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 26 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP thì: “Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; việc ghi nhận phải khách quan, trung thực”. Như vậy, Thừa phát lại không được lập vi bằng để ghi nhận những sự kiện, hành vi mà mình không trực tiếp chứng kiến hoặc những sự kiện, hành vi chỉ thông qua lời kể của người khác. Để đảm bảo tính trung thực, khách quan, Thừa phát lại không được tham gia vào sự kiện, hành vi mà mình ghi nhận trong vi bằng.

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 07 năm 2009 của Chính phủ thì Vi bằng phải được lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; Họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng; Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng; Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng; Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận; Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng; Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.

Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Đây là một quy định hợp lý. Với chức năng làm chứng của mình, Thừa phát lại cần phải đưa vào sản phẩm làm chứng của mình các hình ảnh, bằng hình hoặc tài liệu chứng minh khác để minh chứng cho lời làm chứng của Thừa phát lại là đúng sự thật.

Hiện nay, có quan điểm cho rằng, các tài liệu chứng minh đính kèm vi bằng phải là các tài liệu không thuộc thẩm quyền của tổ chức công chứng, chứng thực. Nếu Thừa phát lại đính kèm các tài liệu này vào vi bằng thì Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký.

Theo NĐ 61/2009/NĐ-CP và 135/2013/NĐ-CP thì Vi bằng có giá trị chứng cứ để Tòa xem xét khi giải quyết vụ án; đồng thời, Vi bằng là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Khoản 2 Điều 27 NĐ 61/2009/NĐ-CP quy định “Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác” mà không cấm đính kèm hợp đồng, giao dịch hay giới hạn bởi bất kỳ văn bản, tài liệu nào.

Có thể hiểu rằng, tài liệu chứng minh đính kèm vi bằng là để làm rõ thêm nội dung của vi bằng, để đảm bảo giá trị chứng cứ của vi bằng. Theo quy định của pháp luật về chứng cứ, chứng cứ phải đảm bảo tính liên quan và giá trị chứng minh, nếu không cho phép đính kèm những tài liệu chứng minh là hợp đồng, giao dịch trong trường hợp vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi thực hiện, giao nhận liên quan đến hợp đồng giao dịch sẽ làm giảm giá trị chứng cứ của vi bằng.

Ví dụ: Người yêu cầu lập vi bằng đề nghị Thừa phát lại lập vi bằng việc giao nhận tiền để thực hiện giao dịch do các bên tự xác lập, việc đính kèm hợp đồng để làm rõ nội dung: Giao nhận tiền để làm gì? Thực hiện hợp đồng, giao dịch nào… Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, vi bằng của Thừa phát lại phát huy giá trị chứng cứ chứng minh việc giao nhận tiền để thực hiện giao dịch.

Mặt khác, Tài liệu chứng minh là hợp đồng, giao dịch do các bên liên quan tự xác lập, cung cấp cho Thừa phát lại để làm rõ nội dung cần lập vi bằng, do các bên tự chịu trách nhiệm, không phải là tài liệu do Thừa phát lại thực hiện, nên không thể xem đây là cộng việc của Thừa phát lại thực hiện thuộc thẩm quyền của cơ quan công chứng , chứng thực.

Vì vậy, không nên cho rằng việc đính kèm hợp đồng giao dịch là vi phạm thẩm quyền công chứng, chứng thực, vì Thừa phát lại chỉ ghi nhận việc thực hiện hợp đồng, chứ không chứng nhận hợp đồng, giao dịch.

Thủ tục để Thừa phát lại lập vi bằng được quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 07 năm 2009. Trên thực tế, thủ tục lập vi bằng trải qua 5 bước sau:

- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng. Cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu lập vi bằng sẽ liên hệ với Văn phòng Thừa phát lại và được Thừa phát lại tư vấn một số quy định pháp luật về việc lập vi bằng. Thừa phát lại cũng đồng thời xem xét yêu cầu lập vi bằng là phù hợp với quy định pháp luật hay không? Nếu thấy phù hợp thì Thừa phát lại đề nghị khách hàng điền vào Phiếu cung cấp thông tin (theo mẫu) những thông tin cần thiết liên quan đến việc lập vi bằng.

- Bước 2: Khách hàng và Văn phòng Thừa phát lại ký hợp đồng dịch vụ cũng chính là thỏa thuận lập vi bằng.

- Bước 3: Thừa phát lại lập vi bằng tại hiện trường. Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; việc ghi nhận phải khách quan, trung thực. Trong quá trình lập vi bằng, Thừa phát lại có thể thực hiện việc quay phim, chụp hình, đo đạc nếu thấy cần thiết.

- Bước 4: Thừa phát lại hoàn thiện vi bằng (soạn thảo, in hình, ghi đĩa, in ấn ...) và đi đăng ký tại Sở Tư pháp.

- Bước 5: Văn phòng Thừa phát lại bàn giao 01 bản chính vi bằng cho khách hàng và thanh lý hợp đồng dịch vụ.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 61/2009/NĐ-CP, Văn phòng Thừa phát lại và khách hàng phải xác lập thỏa thuận lập vi bằng tức hợp đồng dịch vụ lập vi bằng. Nội dung chủ yếu của thỏa thuận lập vi bằng gồm: Nội dung cần lập vi bằng;Địa điểm, thời gian lập vi bằng;Chi phí lập vi bằng;Các thỏa thuận khác, nếu có.Việc thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Hiện nay, các văn phòng Thừa phát lại thường ký với khách hàng 2 văn bản có nội dung liên quan đến thỏa thuận lập vi bằng gồm Phiếu yêu cầu lập vi bằng và Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng. Lý do tại sao có Phiếu yêu cầu lập vi bằng có lẽ là do các văn phòng Thừa phát lại học tập theo Phiếu yêu cầu công chứng các tổ chức công chứng. Còn hợp đồng dịch vụ lập vi bằng thì theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành.

Theo quy định thì giữa Văn phòng Thừa phát lại và khách hàng chỉ cần xác lập một trong hai văn bản nêu trên miễn sao đầy đủ nội dung theo Điều 29 Nghị định 61/2009/NĐ-CP. Tuy nhiên, việc các văn phòng Thừa phát lại duy trì cả 2 loại văn bản nêu trên cũng phù hợp với thực tiễn bởi có nhiều vụ việc, Thừa phát lại phải chứng minh với các bên liên quan sự có mặt để lập vi bằng của mình là phù hợp quy định pháp luật và xuất phát từ thỏa thuận lập vi bằng (Phiếu yêu cầu) trong khi có những nội dung thuộc thỏa thuận riêng giữa Thừa phát lại và khách hàng thể hiện trong hợp đồng dịch vụ lập vi bằng lại không thể tùy tiện công khai.

Cũng liên quan đến thỏa thuận lập vi bằng, vấn đề phí dịch vụ lập vi bằng không thể không nhắc đến. Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 07 năm 2009 thì phí dịch vụ lập vi bằng dựa trên thỏa thuận giữa Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng.

Cơ chế phí thỏa thuận tạo sự linh hoạt trong mối quan hệ giữa các văn phòng Thừa phát lại với khách hàng. Tuy nhiên, cơ chế này cũng tạo nên sự bất cập khi cùng một vụ việc lập vi bằng nhưng mỗi Văn phòng lại đưa ra một mức phí khác nhau, ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh của một cơ quan được trao quyền thực hiện công việc mang tính chất công. Trong tương lai, chúng ta cần có một biểu phí chung về hoạt động lập vi bằng để tránh những bất cập nêu trên.

Theo khoản 4 Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 07 năm 2009 của Chính phủ thì việc lưu trữ vi bằng của Thừa phát lại thực hiện theo chế độ lưu trữ của văn bản công chứng tức hồ sơ vi bằng phải được bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn và phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề Thừa phát lại, trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Nếu như hồ sơ công chứng có một kênh lữu trữ khác là cơ sở dữ liệu công chứng mà đầu mối là Trung tâm thông tin công chứng của Sở Tư pháp thì hồ sơ vi bằng của Thừa phát lại cũng có một kênh lưu trữ khác thông qua việc đăng ký vi bằng mà Phòng bổ trợ tư pháp của Sở Tư pháp là đầu mối tiếp nhận.

Để nâng cao giá trị chứng cứ của vi bằng cũng như hoàn thiện quy định pháp luật về lưu trữ vi bằng, chúng tôi cho rằng, quy định việc lưu trữ vi bằng tương tự việc lưu trữ hồ sơ công chứng là chưa đủ. Bởi lẽ, tuy hoạt động công chứng và hoạt động lập vi bằng có những đặc điểm chung nhưng giữa chúng có những sự khác biệt mà đòi hỏi cơ chế lưu trữ cũng phải có sự khách nhau. Đối tượng củahoạt động công chứng là các hợp đồng, giao dịch; giá trị chứng cứ và giá trị thi hành là đặc điểm nổi bật của loại hồ sơ này.Người dân khi đề nghị công chứng hồ sơ thì hồ sơ đó thường là có giá trị thi hành ngay hay nói cách khác giá trị chứng cứ của hồ sơ đó được phát huy và chấm dứt (ngoại trừ một số trường hợp như công chứng di chúc …).

Còn đối với hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại, đối tượng lập vi bằng là rất đa dạng, giá trị chứng cứ và tính lưu trữ chứng cứ là đặc trưng của hoạt động này. Giá trị chứng cứ của vi bằng thường không được áp dụng ngay mà nó được lưu trữ và dự phòng có tranh chấp để sử dụng sau này..

Lấy ví dụ để chứng minh, hồ sơ công chứng mua bán căn hộ được sử dụng để bên mua thực hiện thủ tục cấp đổi giấy chủ quyền căn hộ. Hồ sơ lập vi bằng ghi nhận việc một nhạc sĩ sáng tác ca khúc âm nhạc (thời điểm sáng tác, lời nhạc …) nhằm lưu trữ lại một chứng cứ về thông tin ca khúc âm nhạc và có thể sử dụng sau hơn 20 năm để giải quyết một vụ việc tranh chấp về tác quyền.

Do đó, quy định hồ sơ vi bằng sau 20 năm là có thể tiêu hủy tương tự hồ sơ công chứng là chưa thực sự hợp lý. Trong khi hồ sơ công chứng bị tuy hiểu thì cơ sở dữ liệu công chứng vẫn còn nhưng hồ sơ vi bằng Thừa phát lại bị tiêu hủy thì có chăng chỉ còn các file điện tử mà các văn phòng tự lưu trữ nội bộ và đương nhiên nó không thể được xem là chứng cứ thay thế vi bằng hồ sơ giấy.